メール放置は迷惑！？即レスと効率化をはかるためのポイント

メール、即レス出来てますか？

プライベートではLINEやSMS（ショートメッセージ）などでのコミュニケーションが主ですが、仕事ではE-mail（電子メール）を使用している方も多いでしょう。

かくいう私も仕事においては一日30通以上メールのやり取りをします。

どうやったら高速化できるか、どう返事したらいいのか！？そんな疑問に色んな角度からアプローチする方法が記載してありました。

仕事でメールする人は必見の一冊、そのレビュー記事です。

本の情報

タイトル：仕事が速い人はどんなメールを書いているのか
著者：平野 友朗

読者ターゲット(こんな人にオススメ)

• よくメールを使う人
• メールの返事が遅いと感じる人
• メールに時間をかけてしまう人
• メールに優先順位を決めている人
• メールをついつい見てしまう人
• メールの返し方(表現)に悩んでしまう人
• メールのやり取りでトラブルを起こした経験がある人

なにかしらメールに関しての悩みがある人、もっと効率よくメールをこなしたい！という方向け。

気づいてないだけで相手に失礼なメールをしてるかも？見に覚えが無くとも要チェックです。

 

内容と特徴

著者はメールに関するスキルアップ・効率化による業務改善をテーマに講師を務めるお方。

また、公演・研修は1,000回以上で、添削したメールの合計は1万通以上。性別・年齢・職種・立場など一切関係なしで様々なメールの悩みを解決してきた。

普段、われわれが何となく使っているメールについて、実例（例文）をあげて解説されています。

以下は内容について、特に重要な項目をピックアップしています。

メールに無駄な時間をかけない

基本的にはいかに効率よく、相手の理解を促し、自分の負担を減らすことを考えてメールを作るかが大事です。

いくらうまい言い回しでメールが書けたとしても、30分もかけていては無駄に時間だけが過ぎてしまっています。

また、1分でメールが書けたとしても、相手の理解を得られず「これこれこういう事ですか？」と返事が来ていては必要の無かった無駄ゴミメールになってしまいます。

「仕事が速い人」になるためには会話のキャッチボールを上手く行い、メールの時間・メールの回数を減らすことが重要です。

目的を明確にする

どういう目的でメールをするのでしょうか？それは、相手に自分の意思を伝えて理解してもらうため、あるいはアクション取って貰うためです。

目的を明確にしなければ、感想文、ただのエッセイになってしまいます。

確認をしたいのか、Yes/Noの判断をしてもらいたいのか、情報周知のため見てほしいだけなのか、目的によって送るメールの趣旨は全然異なります。

キーワード・数字を重視する

という「6W」と、

という「3H」を意識して説明することが大事です。

例えばいつ(when)を例に出すと「午後イチ」という表現を「13時」と言い換えたり、「近日中」を「明後日の◯◯日」と言い換えるだけでも具体的になります。

「先日の件」や「例の」と言わずに、どういう会議やミーティング、イベントや出来事があったのかを説明することが大事です。

相手に伝えるための「5W1H」というものがありますが、仕事をする上で「金額」や「数量」は特に大事です。「6W3H」を身に着けましょう。

曖昧な表現は避ける

と言われたら、受け手側としては「忙しいのでじゃあ後で」、となるのは目に見えていますね？最悪な場合、忘れる可能性もあります。

上のキーワード・数字を具体的にすれば「◯◯日まで」といった期限をつけてあげることで、相手の素早い行動を促してあげることもできます。結果として、自分の仕事もスムーズにいきます。

しかし、しっかりと確認を取らないといけないことなのに「1時間以内に返事します！」と大風呂敷を広げるのはアウトです。自分の首を締めるだけですから。
 
それなら敢えて「2日以内に返事します」と言っておいて翌日返事すれば、逆に好印象さえ持たれるのです。

使えるフレーズは残しておく

盲点でした。他人のメールなど自分とは関係ない！と思っていました。

メールをやり取りしている中で時々、丁寧で温かいメールだなと思ったり、かしこまった表現だけど整ってて気持ちがいいな、と感じることがあります。

自分が思うことは、大抵相手も思うことでもあります。そういった表現はメモ帳に残しておくことが大事ですね。

他人の考えた文章を自分のものとして吸収することで、より幅広い表現が出来るようになるのではないでしょうか。

イイ！と思ったら簡単に変換できるよう、単語登録も検討してみましょう。単語登録については下記のページをご参照ください。

全てのメールを即処理する

頭の中で「そう言えばさっき見たメール、返事しなきゃな・・・」とモヤモヤするぐらいなら、見た瞬間に返してしまったほうがいいのです。

後でやろう、はナシです。今やっても後でやっても、かかる時間は一緒ですから。

でも何故か面倒くさそうなメールは後回しにしてしまう・・・・。という人はメールを見る時間端を決めるというワザがあるそうです。

例えば、出社直後、昼休憩後、終業1時間前、など。ながらでメール受信すると、ながらの対応になるので集中も出来ませんね。

 
メールは通常、急を要する事がありません。3～4時間後回しにしたって大したことないんです。

急ぎの場合は電話がかかってきます。メール件名に【大至急】と書いて電話連絡しない人は、仕事苦手そうですね・・・。（という事が理解できます）

CCでばらまくのはNG

自分がやらなくても他人は一方的にやってきます（重要）。CCに沢山の人を入れて「俺は言ったからな、CCに入ってるお前も見ただろ？知らないとは言わせない」みたいな保険をかける人。

かなり悪質です。CCは3～4人までを限度にするべきです。ほとんど関係のない人を入れる必要は全くなし。

メールを受けた人は皆、そのメールを見ます。「Re:Re:Re:Re:Re:Re:」みたいな返信の渦に飲み込まれると、見るだけで5分ぐらい取られますね。

そうなってくると、CCに入ってても次第に「あ、自分は関係ないから流そう」とCCの意味を成さなくなってしまいます。

もう一度書きますが、自分は分かってても他人は平気でやってきます。そういう人は仕事が苦手なんだな(二度目)って思いつつ、大人の対処をしましょう。

その他、知っておくべきポイント

・段落ごとに一行あける
固まって文章、改行がない文章は読みにくいうえ理解を妨げる。

・句点（、）は減らし、読点（。）を増やす
国語の試験じゃないんだから読解力を試す必要はナシ。簡潔に完結させる。

・要約(伝えたいこと)は最初に書く
結論を先に述べてから、要約を話すことで理解を促す。

・急ぎの用件は電話で十分
ちょっと確認するためにメールは時間の無駄。

・「と思います」は使わない
感想以外で「思う」は使用しない。できるだけ断定するか、分からなければその旨を相手に伝える。

感想・レビュー

仕事柄、メールは毎日あります。少しでも効率が良くなればいいなと思いこの本を選びました。

メールを他人に添削されることはまず有りません。変なメールを送っていたとしても、受け手が「読みにくいな」と思うぐらいで、「あなたのメールは読みにくいのでこうしてください」とは絶対に言われません。

負担何気なく送っているメールに、どんな非があるか分かりません。他人に不快に思われる前に直してやろうという魂胆です。

メールより電話をかけるべき

何でもかんでもメールで送ってくる人が居ますが、簡単な返事を貰うだけなら8割がた電話で事足りる場面ばかりだと感じます。

「言った」「言わない」の言質を取るのも大事ですが、社内では特に必要ないと思いますね。効率重視でいきましょう。

電話だと相手に強制的に時間を取らせてしまう・・・と昔は思っていましたが、着信を取れないほど忙しいなら電話に出ません。そんな時は後からまたかければいいだけだということに気づきます。

例文集・メール構成はおすすめ

実際の例文を載せると完全に引用になってしまうので、あえて記載しませんでした。ですが、実際に役立つ例文がいくつも載っていたので間違いなくタメになります。

仕事でメールを使う人は必ず本文のどこかにヒットします。絶対「あっ、これ自分に当てはまるわ」という内容が書いてあります。

読むだけで伝える力は130%ぐらいに上がるはずです。経験値が多くもらえる一冊でした。